内部会议需要多少文件？

 作者曾担任战略顾问，现就职于一家致力于帮助农村地区中小企业重建的投资基金，书中描述了企业复兴的现实日常生活。从“企业收入结构”等严肃的话题到“如何激励员工”等贴近生活的话题，本书将逻辑与情感交织在一起。


办公室里堆满了文件（照片：今井浩一）创造材料的意义今天忙着准备内部会议的材料（生气）。”


“白天在路上，没法坐在电


脑前，所以一直忙着准备报道材料，直到今天很晚才结束（抽泣）。”


我有时会听到这样的抱怨。坐在办公桌前默默地处理资料，是工作中自嘲的典型表达方式。


“创造素材”……这句令人悲伤的话，让人感觉像是被迫做某事。它似乎也成了那些只顾自己、无法创造太多价值的工作的代名词。


但事实真的如此吗？


创建素材难道是不必要的工作吗？在本文中，我想探讨一下创建素材在工作中的意义。
文件的种类繁多，但如果要逐一进行分类，例如，文件的对象是谁、用于什么会议等，那么就会变得冗长繁琐，而且永远无法触及问题的本质。因此，我先给出一个粗略的定义。在这里，我将文件定义为在公司内部会议上完成的“自身不会产生收入的内部文件”。）


根据这个定义，许多商务人士会


创建日常工作中广泛使用的文档。给外部机构的 特殊数据库 提案或许没问题。但为什么我们非要给老板（内部使用）也这么做呢？为什么我们非要费尽心思创建这样的文档，只是为了在公司内部建立关系？我们全身心投入工作，试图压抑放松警惕时产生的疑问。


投入这个过程的时间并不一定与内容的质量相符。它还涉及大量的正式修改。在关注文档内部一致性（例如图例的位置、字体大小、格式和自动图形）的同时，你也会无休止地重复那些乍一看似乎很正式的任务。内部文件也是如此。事实上，直接供上级审阅的内部文件最终质量可能比外部使用的文件更高。


沉浸在这样的工作中需要


高度集中注意力。工作越是琐碎，完成后眼睛、肩膀和背部的疲劳感就越强烈。而制作这些资料的最终成果，是以PowerPoint演示文稿等“电子文件”的形式呈现的，这既能带来愉悦的疲劳感，又能带来成就感，让你觉得自己做得很好。但当你冷静地回想起来，却又开始感到不安，想知道这些资料的产出究竟有什么价值。






这种情况屡见不鲜。但这种工作真的浪费吗？创建内部文件难道不是一项没有附加价值的工作吗？我并不认为这是毫无成果或浪费的。


当材料有效时


制作素材的目的是什么？毋庸置疑，是为了促进顺畅的沟通。你总想和某个人沟通。最终目标是准确地向对方传达你的信息，让他们产生共鸣，并在必要时引导他们采取具体的行动。


当然，内容很重要，但如果无法传达，也毫无意义。最终，沟通是内容及其传达方式的产物。因此，无论内容多么精彩，如果无法传达，其效果都是零。


特别是在会议上向别人表达你的意见时，


● 难以口头沟通的复杂情况


● 可视化更有效的情况


● 之后你可能会决定不说你说过的话


● 会议参与人数较少，需要将内容以一定的准确度传达给非参会人员。


正是在这种情况下，材料才被证明是有效的。